Kaupallinen yhteistyö

Yksi soitto isännöitsijälle riittää

Neljä vuosikymmentä Raumalla toimineen Talokeskuksen tiimiin kuuluvat Mikko Luovi (vas.), Juha Toiminen, Teija Hakamaa, Virpi Peltonen ja Mikko Vapanen.

Syksyllä monen taloyhtiön hallituksessa pohditaan isännöintisopimusten jatkoa.

Näissä keskusteluissa käydään läpi kuluvaa vuotta ja pohditaan sitä, miten isännöitsijä on suoriutunut tehtävistään.

Tyytyväiset asiakkaat eivät luonnollisestikaan vaihda isännöitsijää toiseen, vaan jatkavat hyvää yhteistyötä.

Raumalaisella Talokeskuksella on tyytyväisiä asiakkaita paljon, sillä sen asiakkaina on monia taloyhtiöitä, joiden kanssa sopimus on ollut voimassa 40 vuoden ajan, Talokeskuksen perustamisesta lähtien.

Kokemuksesta ja paikallistuntemuksesta kertoo myös se, että osa Talokeskuksen väestä on ollut yhtiössä lähes koko sen historian ajan. Kuten toimitusjohtaja Mikko Vapanen.

– Talokeskus on puhtaasti raumalainen isännöintitoimisto. Se ei kuulu mihinkään valtakunnalliseen ketjuun, eikä millään sijoitusyhtiöllä ole omistuspohjaa Talokeskukseen, Vapanen kertoo.

Toimitusjohtaja Vapanen kertoo, että Talokeskuksen asiakaspalvelukonsepti, eli tapa toimia poikkeaa melkoisesti monista muista isännöintitoimistoista.

Talokeskus on suoraviivainen ja asiakaslähtöinen.

– Meidän periaatteemme on se, että kaikki asiakasyhtiön osakkaat saavat olla suoraan isännöitsijään yhteydessä. Isännöitsijä on se, kelle soitetaan. Yhdellä yhteydenotolla asiaa aletaan hoitamaan nopeasti. Pieni ja ketterä paikallisyritys toimii monissa tapauksissa tehokkaammin kuin isot isännöintiyritykset.

– Suuremmissa isännöintiyrityksissä pyritään siihen, että isännöitsijä käy keskustelua pelkästään taloyhtiön hallituksen kanssa. Kaikki osakkaiden yhteydenotot ohjataan toimistotyöntekijälle, joka alkaa selvittää, että kenelle asia voitaisiin ohjata.

Lomakausillakaan isännöinnin taso ei oleellisesti laske, sillä Talokeskuksella isännöitsijät toimivat pareittain, jolloin lomat vuorotellaan ja toinen tuuraa toista.

– Asiakas pääsee suoraan puheyhteyteen isännöitsijän kanssa. Meillä isännöitsijä on asiakaspalvelija eikä lymyile sihteeriarmeijan takana.

Mikko Vapanen kertoo vastaavansa aina silloin tällöin huumorin keinoin kysymykseen: ”Mitä isännöitsijä tekee?”

– Vastaan, ettei isännöitsijä fyysisesti tee yhtään mitään. Mutta isännöitsijä pitää huolen siitä, että asiat tehdään. Isännöitsijällä on tekijäverkosto, josta hän valitsee oikean ammattilaisen työhön.

Mikko Vapanen on työskennellyt Talokeskuksessa neljän vuosikymmenen ajan. Hän on nykyisin Talokeskuksen toimitusjohtaja.

Käytännössä kaikki, mitä asunto-osakeyhtiössä tapahtuu, tulee isännöitsijän pöydälle.

Oli kyseessä sitten muutto, vesivahinko tai asunnon remontti.

Taloyhtiössä isännöitsijä hoitaa myös kaiken yhteyden viranomaisiin.

– Taloyhtiölle tulee esimerkiksi ostolaskuja, jotka maksetaan ja niistä tehdään kirjanpito ja laskutetaan osakkailta vastikkeet. Työnkuvaan kuuluu myös se ikävämpi puoli, eli maksamattomien vastikkeiden perintä.

Vapanen muistuttaa, että isännöitsijä työskentelee taloyhtiölle, mahdollisia mutkia suoristaen.

– Isännöitsijä on asioiden valmistelija, esittelijä ja eteenpäin viejä. Hän ei ole talossa isäntä, vaan pikemminkin renki.

Esimerkiksi isommissa remonteissa isännöitsijä tekee pohjaselvityksen ja esittelee sen taloyhtiön hallitukselle.

Hallituksen päätöksen jälkeen isännöitsijä kutsuu osakkaat yhtiökokoukseen, jossa hän toimii sihteerinä.

– Asiakas päättää, kuka remontin toteuttaa. Talokeskuksella ei ole mitään valtakunnallisia kumppanuussopimuksia alihankkijoiden kanssa, vaan me esittelemme vaihtoehdot aina tapauskohtaisesti. Mielellään käytämme paikallisia toimijoita, jos mahdollista.

Talokeskuksen asiakkaat ovat tyytyväisiä siihen, että isännöitsijän saa nopeasti kiinni. Yksi soitto riittää.

– Olen joskus sutkauttanut, että me olemme niin vanhanaikainen ja perinteinen firma, että verkkosivultamme löytyvät edelleen isännöitsijöiden puhelinnumerot, joihin toimistoaikana myös vastataan.

Vaikka Talokeskus perustaakin palvelunsa perinteisiin, nykyteknologia on ottanut isomman roolin myös isännöintipalvelussa.

– Digitalisaatio on tullut alalle esimerkiksi siten, että verottaja ei ota vastaan taloyhtiön urakkailmoituksia paperilla, vaan ne täytyy tehdä sähköisesti, Talokeskuksen isännöitsijä Mikko Luovi kertoo.

Ammattikiekkoilijana muun muassa Rauman Lukon riveistä tutun Luovin mukaan ajan tasalla olevat isännöintiohjelmat ovat ehdoton edellytys alalla, ilman niitä ei nykyaikainen isännöitsijäpalvelu ole mahdollista.

Talokeskuksella onkin käytössään täysin sähköinen taloushallinto ja suurin osa laskuista lähtee e-laskuina.

– Varmasti digitalisaatio vain laajenee alalla tulevaisuudessa.
 

Talokeskuksen verkkosivusto löytyy täältä