Tallink Silja sai liikaa tietoa työntekijöidensä toimista – Tietosuojavaltuutettu: Seuranta tuli varmaan yllätyksenä kaikille osapuolille, ja soppa oli valmis

Tietosuojavaltuutetun Reijo Aarnion mukaan uusien teknisen valvonnan menetelmien käyttöönotto vaatii suunnitelmallisuutta ja huolellisuutta.
Tietosuojavaltuutetun Reijo Aarnion mukaan uusien teknisen valvonnan menetelmien käyttöönotto vaatii suunnitelmallisuutta ja huolellisuutta. Kuva: Silja Viitala

Tallink Silja aloitti toukokuun alussa selvityksen, jonka tarkoituksena oli vähentää papereiden tulostamista. Tulostustietojen mukana yhtiö sai kuitenkin tietoonsa myös tulosteita ottaneiden nimiä ja tulostettujen asiakirjojen nimiä.

Tietosuojavaltuutetun Reijo Aarnion mukaan tulosteiden seurannasta olisi pitänyt ennen toimenpiteen suunnittelua ja aloittamista neuvotella työntekijöiden kanssa.

– Nyt seuranta tuli varmaan yllätyksenä kaikille osapuolille, ja soppa oli valmis, Aarnio sanoo.

Yhtiön henkilökunta huolestui ja ihmetteli työntekijäkohtaisten tulostustietojen päätymistä työnantajalle. Tallink Gruppin viestintäjohtaja kiisti Lännen Median (11.5.) jutussa, että yrityksen tarkoituksena olisi ollut tarkkailla, millaisia dokumentteja työntekijät tulostavat.

Aarnio kertoo, ettei hän ota tapausta selvitykseen, ellei siitä hänelle erikseen kannella.

Koska kyseessä on työnantajan ja -tekijöiden välinen suhde, sen valvonta kuuluu myös työsuojelupiirin valvontaan. Aarnion mukaan vastaavanlaisissa tapauksissa asioista pitäisi ensimmäiseksi sopia paikallisesti.

– Jos kyseessä on tekninen valvonta, joka kohdistuu työntekijään tai -tekijäryhmiin, siitä pitää käydä yt-neuvottelut ja katsoa, voiko saman lopputuloksen saada vähemmällä henkilötietojen käsittelyllä.

Lisää suunnittelua ja lainpykälät mielessä

Työnantajalla on työsuhteen perusteella oikeus seurata työntekijöiden toimintaa tiettyyn rajaan asti. Aarnio muistuttaa, että työntekijöiden toiminnan seurannasta pitää työelämän tietosuojalain perusteella neuvotella työntekijöiden kanssa ja se ei saa loukata työntekijöiden oikeuksia, kuten viestinnän luottamuksellisuutta.

Aarnio pitää Tallink Gruppin aikomusta vähentää tulosteiden määrää hyvänä perusteena yrityksen toiminnalle, mutta yrityksen olisi pitänyt suunnitella toimenpide paremmin ja ottaa lain vaatimukset huolellisemmin huomioon.

Uusien teknisen valvonnan menetelmien käyttöönotto vaatii huolellisuutta ja suunnitelmallisuutta työnantajalta.

– Kun yritys tai julkisen sektorin toimija ottaa uuden palvelun käyttöön, käy usein niin, ettei samassa yhteydessä jakseta tai osata miettiä näitä asioita. Sitten näitä yllätyksiä tulee.

Aarnio kehottaa yrityksiä avoimuuteen.

– Laitehankinnoista ja niiden vaikutuksista henkilötietojen käsittelyyn pitäisi aina muistaa käydä neuvottelut työntekijöiden kanssa.